01Fristelsen til at automatisere alt
Med nutidens AI-værktøjer ser næsten enhver opgave ud til at kunne automatiseres. Og det kan den, halvvejs. Problemet er ikke, at AI ikke kan klare tingene: det er, at den gør dem med stor selvsikkerhed, også når den tager fejl.
Derfor starter vi ikke med at spørge, hvad der kan automatiseres, men hvad der er værd at automatisere, og hvad der sker, hvis det går galt.
02Hvad der er værd at automatisere først
De bedste kandidater opfylder fire betingelser: de gentages ofte, følger altid de samme trin, tager tid, og fejl er nemme at opdage. Nogle eksempler, vi ofte ser:
- At flytte kontakter fra hjemmesiden over i dit CRM eller dit regneark og give besked til den, der skal svare.
- At sende påmindelser om aftaler eller betalinger.
- At sortere indgående mails og sende hver enkelt til den rette person.
- At lave et udkast til et tilbud ud fra det, kunden har udfyldt i en formular.
- At opsummere møder eller opkald og notere de opgaver, der kommer ud af dem.
Ingen af dem erstatter nogen. De fjerner alle arbejde, som ingen savner.
03Hvor AI virkelig hjælper
AI er stærk til fri tekst: at læse, forstå, opsummere og skrive. Den er god til:
- at forstå, hvad en kunde beder om i en lang mail, og kategorisere den;
- at trække data ud af dokumenter, fakturaer eller formularer;
- at lave et første udkast til et svar, som et menneske gennemgår og sender;
- at opsummere en masse information på få linjer.
For at flytte data fra ét sted til et andet behøver du til gengæld ofte ikke AI: en almindelig automatisering er nok, og den er billigere og improviserer aldrig.
04Hvor vi ikke ville lade den stå alene
Nogle beslutninger kræver dømmekraft, kontekst eller empati, og der foreslår AI, men et menneske beslutter:
- det endelige svar på en klage eller til en vred kunde;
- priser, betingelser, kontrakter og enhver forpligtelse;
- følsomme oplysninger, helbredsoplysninger eller personoplysninger;
- beslutninger om mennesker: at ansætte, afvise, sanktionere.
AI kan skrive udkastet. Underskriften er stadig din.
I vores projekter skriver vi det ned fra starten: hvad der gennemgås af et menneske, og hvad der ikke gør.
05Et første projekt i fire trin
- Beskriv processen, som den er i dag. Hvem gør hvad, med hvilke værktøjer, og hvor lang tid det tager. Uden at idealisere den.
- Vælg det trin, der æder mest tid. Kun ét. Det første projekt skal være lille, så det lykkes.
- Automatisér det med et menneske til sidst. Lad maskinen forberede og et menneske gennemgå, i hvert fald i starten.
- Mål i en måned, og beslut. Hvor meget tid den sparer, hvor mange fejl den laver, hvad teamet synes. Så ved du, om du skal udvide, justere eller droppe den.
06Det, du skal passe på
- Dine data. Hvilke værktøjer ser dine kunders oplysninger, hvor de gemmes, og under hvilken aftale. Ikke alt egner sig til alt.
- Hvad der sker, når den fejler. Enhver automatisering fejler på et tidspunkt. Den skal give nogen besked og have en plan B, også selvom det er at gøre det manuelt.
- Lad den ikke afhænge af én person. Dokumentér, hvad hver automatisering gør, og hvem der vedligeholder den.
07Den personlige kontakt, tættere på
Gjort rigtigt skubber automatisering ikke dine kunder væk: den giver dig tid til de samtaler, der betyder noget. Mindre kopiér og indsæt, mere lytten.
Hvis du vil se, hvilken del af dit arbejde der kan automatiseres, fortæller vi under AI-automatisering, hvordan vi griber det an, eller du kan starte med den gratis diagnose.
